Arjen ajansäästöä ja eroon hukkuneista kuiteista
– Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon

Sähköinen taloushallinto yleistyy ja tuo helpotuksia tavanomaisiin arkirutiineihin. Muutos saattaa joskus myös hirvittää. Mitä siirtyminen reaaliaikaiseen kirjanpitoon tarkoittaa ja toisaalta, mitä se vaatii?

Kirjanpitäjä tai talouspäällikkö saattaa vinkata, että sähköinen taloushallinto sopisi juuri teidän yritykselle. Toisinaan ohjelmiston tarve tulee asiakkaan suunnalta esimerkiksi liiketoiminnan kasvaessa ja vaatiessa tehostamista, tai vanhan järjestelmän ollessa päivityksen tarpeessa tulee ohjelmistotarjonnan kartoittaminen ajankohtaiseksi. Yrityksellä saattaa olla käytössä jo toimiva tilaus- tai varastojärjestelmä, joka voidaan ottaa mukaan uuteen ohjelmistoon integraation avulla, taikka nykyinen kassajärjestelmä voi olla itsessään pätevä eikä myyntilaskutusta haluta uuteen ohjelmaan edes siirtää. Kaikki kombinaatiot ovat mahdollisia ja sovellettavissa, kunhan ne palvelevat asiakkaan liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla!

Oma ”lempilapseni” Fennoa on kokonaisvaltainen, sähköinen taloushallinnon järjestelmä, josta löytyy helppokäyttöinen myyntilaskutus, ostoreskontra, pankkiyhteys sekä kirjanpito raportointi- ja arkistointimahdollisuuksineen. Suosittelenkin Fennoaa erityisesti yrityksille, jotka etsivät ensimmäistä sähköistä taloushallinnon ohjelmistoa taikka kaipaavat simppeliä ja yksinkertaista ratkaisua nykyisen järjestelmän tilalle tai rinnalle.

Nopeimmillaan Fennoa saadaan käyttöön jo seuraavalle kuukaudelle, eikä esimerkiksi tilikauden päättymisajankohdalla ole uuden taloushallintojärjestelmän käyttöönotossa merkitystä. Aikatauluista ja muista yksityiskohdista sovitaan aina asiakaskohtaisesti, ja käyttöönoton yhteydessä katsotaan vielä ohjelmisto yhdessä läpikotaisin lävitse, jotta käyttö lähtisi sujuvasti liikkeelle. Uusi järjestelmä ottaa sujuvasti paikkansa osana arkea, kun sitä hyödyntää mahdollisimman paljon.

Miten ohjelman käyttöönotto käytännössä tapahtuu?

Ohjelmiston avaustyöt hoidetaan meillä, ja asiakas pääsee ns. valmiiseen pöytään. Siirtymävaihe pitää sisällään ohjelmistoympäristön, laskutusosoitteiden ja pankkiyhteyksien avauksen, käyttäjätunnusten luomisen, aikaisempien kausien kirjanpitotietojen siirrot sekä toimittajakirjeet uudesta laskutusosoitteesta. Asiakkaalta pyydämme avaustöitä varten allekirjoitukset pankkiyhteyden avaamiseen sekä muutamia perustietoja käyttäjätunnuksien luomiseen. Toimittajakirjeet uusista laskutusosoitteista voi joko halutessaan lähettää itse, tai ulkoistaa lähetyksen meille.

Sähköisen taloushallinnon myötä asiakas saa
– Ajasta ja paikasta riippumattoman osto- ja myyntilaskujen käsittelyn, maksamisen ja saatavienhallinnan. Olit sitten työmaalla, kotisohvalla tai lomareissulla, reskontrat toimivat eivätkä laskut seiso postilaatikossa.
– Reaaliaikaisen ja eteenpäin katsovan taloushallinnon. Halutessasi voit tarkastella lukuja päivittäin, laatia ennusteita ja budjetteja, sekä vertailla näitä kaikkia keskenään.
– Automatisoinnin sellaisena, kuin sen koet parhaimmaksi. Esimerkiksi laskujen maksaminen, myyntilaskujen muistutukset ja perintäpalvelut voidaan automatisoida tai halutessasi voit hallita näitä kaikkia itse ilman automatisointia, yhdessä ohjelmassa ja muutamalla klikkauksella.
– Kirjanpidon valmiina hyvissä ajoin. Kaikki materiaali on jo kirjanpitäjälläsi, eikä sinun tarvitse enää toimittaa meille tiliotteita, laskukopioita, kuitteja tai muita raportteja.

Ihan kaikkea ei tarvitse automatisoida. Vaikka käytössä olisi hyvinkin sähköiset järjestelmät ja hommat hoituisi ilman kuukausittaista tilitoimistoreissua, kirjanpidon ei tarvitse olla kasvotonta. Ekonomitoimistolla kirjanpitoasi tehdään ohjelmalla, joka sopii parhaiten sinun liiketoimintasi tueksi. Lisäksi kirjanpitäjäsi käyttää samaa ohjelmaa kuin sinäkin, ja on apunasi arjen haasteissa.

Asiakkaan ajansäästön ja paperihommien minimoinnin lisäksi jatkossa tutun kirjanpitäjän kanssa voidaan keskustella huomisesta sen sijaan, että märehdittäisiin menneitä. Palvelu ei siis vähene, se paranee.

 

Kirjoittanut Karoliina Kalliokoski
kirjanpitäjä, tiimiesimies, Fennoa pääkäyttäjä